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審信核信信用檔案評級管理制度

吉林省審信核信企業信用評級中心信用檔案評級管理制度

(試行)

第一章  

       第一條  為規范信用評級檔案管理工作,充分發揮檔案在中心信用評級工作中的作用,做好信用評級的信息管理和信息保密工作,為企業信用數據庫建立和發展提供有效基礎,根據《中華人民共和國檔案法》和《企業檔案管理辦法》,結合本公司實際情況,特制定本辦法。

      第二條  信用評級檔案管理的主導責任部門是公司綜合部。綜合部應當督促和監督業務部門按規定程序和標準,規范日常操作過程中的資料信息建檔工作,指導和檢查業務部門和人員的資料信息歸檔工作。

     第三條  中心設立專門的檔案存放、保管場所和設施;綜合部配備專人管理檔案,確保檔案的安全。

     第四條 中心信用評級部門和人員是信用評級檔案管理的第一資料信息提供者和保密者,應當嚴格執行信用評級資料信息的采集、整理、移交、使用、補充、保密的規定,并在評級過程中將獲得的任何評級資料先辦理《資料歸檔記錄》手續,然后再辦理《檔案使用記錄》手續使用評級資料。

    第五條  公司全體人員有協助采集或補充完善信用評級資料信息、資料歸檔的義務和資料保護責任。在評級過程中任何人隨時采集或者收到或者獲得相關評級資料時,都必須及時辦理《資料歸檔記錄》手續,將資料移交綜合部。

    第二章 信用評級的建檔范圍

第六條  信用評級資料按照評級程序確定建檔范圍。

第七條  信用評級合同檔案資料,包括但不限于《評級委托協議》等合同類資料。

第八條  信用評級對象信息檔案資料,包括但不限于:

(一)評級對象填寫的《信用評級資料報告書》;

(二)評級對象提供的原始資料;

(三)評級對象簽署的《信用評價初評結果反饋意見函》;

(四)評級小組查詢的評級對象的信用監管記錄。

(五)評級小組采集的受評對象的信用相關信息資料;

(六)評級小組所作的盡職調查計劃、提綱和記錄等。

第九條  信用評級分析信息檔案資料,包括但不限于:

(一)評級小組的《信用評級報告》;

(二)評級小組的信用評級測算與分析結果;

(三)《信用報告審核單》;

(四)相關的信用評級評審資料等。

第十條  信用評級發布信息檔案資料,包括但不限于:

(一)信用等級通知書;

(二)信用等級證書;

(三)評級結果公示資料;

(四)評級結果公告資料等。

第十一條  信用跟蹤評級信息檔案資料,包括但不限于:

(一)跟蹤期間的補充資料;

(二)《跟蹤評級報告》等。

第十二條  涉及信用評級的其他具有利用和保存價值的資料信息。

第十三條  建立檔案的資料信息介質包括:

(一)紙質資料;

(二)電子(包括光盤、移動硬盤)資料;

(三)音像資料;

(四)其他可以收集存放的介質資料等。

  第三章 建檔分類和編號

第十四條  信用評級檔案分為評級工作檔案和評級對象檔案兩大類

第十五條  評級工作檔案包括以下信息資料:

(一)信用評級和信用服務的收文和發文;按照公司文件檔案管理的規定執行檔案管理,不列入評級檔案管理范圍;

(二)信用評級和信用服務的外部會議、培訓、交流等活動的資料,按照公司工作檔案管理的規定執行,不列入評級檔案管理范圍。

(三)公司內部的評審會議資料以及與評審會議相關的資料作為評級工作檔案,按照會議屆次單獨建冊立卷

(四)評級合同作為工作檔案,按照季度單獨建冊立卷后移交公司財務部。

  第十六條  評級對象檔案

(一)評級對象檔案由本制度第八條至第十二條的資料范圍組成。

(二)評級對象檔案是評級檔案的重要和基本檔案,按照評級對象分別立卷,一企一卷。

(三)評級對象明確指示為商業機密的信息資料須另行單獨立卷。

第十七條  評級對象檔案的編號由總號和序號組成

(一)總號,按照中心評級業務的順序進行累計編號,以其位阿拉伯數字表示,從第0000001號開始編制;表示檔案和評級業務的延續數量

(二)序號,由公司代號加年度順序號編列,表示當年檔案和評級業務的數量。

1.公司代號為SXHX

2.年度順序號由當年年號加當年順序號碼組成,如2001001

3.評級對象檔案的完整編號格式如:SXHX2007001”

4.續評(同一評級對象進行第二次、第三次等等評級)的檔案,應當在該檔案總號后綴評級的次數。如某企業進行第二次評級,其總號格式為第0000036-2,表示該評級檔案為第36個評級業務,該企業是第2次評級。

第十八條  檔案編號置于檔案卷冊封面的右上方和卷宗外部的側立面。

  第四章 建檔的基本規定

第十九條  評級小組應當在《信用評級報告(建議稿)》完成后的十個工作內做好評級資料整理,編制資料目錄,并將整理完成的紙質和電子版資料交由綜合部準備建檔

第二十條  綜合部的建檔責任是:

(一)收到評級小組移交的資料,在五個工作日內完成評級對象檔案的立卷裝訂和目錄匯總;

(二)在評審會議完成的五個工作日內,完成評審資料的建檔;

(三)在評級結果公告后的五個工作日內,完成發布資料的建檔。

第二十一條  評級對象檔案除紙質建檔外,同時將相應的電子版檔案按一企一卷的原則建檔,與紙質檔案分離保存;

第二十二條  電子版檔案一式二份,一份由綜合部保管;一份由公司檔案庫保管;必要時應當刻錄為光盤備份保存。

第二十三條  檔案立卷的卷內目錄(每卷檔案的內容目錄)應當復印一式二份,一份存于檔案庫備閱;一份交公司備查。

第二十四條  跟蹤評級的資料單獨建檔,建檔程序和方法與上述規定相同。

第五章 檔案的使用維護

第二十五條  信用評級檔案長期保管。

第三十六條  信用評級檔案一般在中心內部現場使用,須借離中心使用時,由中心領導批準。

第三十七條  屬于商業機密單獨立卷的檔案,須經公司領導批準方可查閱。

第三十八條  檔案借閱者不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀檔案,如發現檔案損失或污染時,應及時上報并追查。

第三十九條  綜合部每年對檔案進行一次檢查。

(一)做好檔案存放設施的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等維護;

(二)對破損和褪色的材料進行修補和復制。

    第六章 附則

第三十條  中心逐步完善檔案信息化管理系統,提高管理效率。

第三十一條  本辦法經主任批準頒行,由綜合部解釋。